Wer viel an Wettbewerben teilnimmt, wird schnell eine stattliche Zahl an Teilnahmedokumenten beisammen haben. Gut für den, der ein Dokumenten-Management-System (DMS) sein Eigen nennt. Wer sich ein DMS aufbauen will, sollte einige Regeln beachten.


DMS-Experte Dietmar Weiß hat für das IT-Portal computerwoche.de zehn Tipps für erfolgreiche DMS-Vorhaben zusammengetragen.

Die größten Schwierigkeiten
Schwierigkeiten entstehen bei DMS-Projekten vor allem durch:

• unklare Zieldefinitionen, die beteiligte Projektmitarbeiter verwirren
• den Start des Projektes ohne konkreten Anlass
• Lücken in den Fachanwendungen des DMS
• einen hohen Analyseaufwand und sehr viele Lösungsmöglichkeiten
• krampfhaftes Festhalten an einer eingeführten, aber nicht mehr geeigneten Lösung
• die fehlende Bewertung und Priorisierung von Anfragen und Anforderungen der Anwender.

Tipp 1: Aufgaben- und Ziele definieren
Der Anlass des DMS-Vorhabens sollte genau beschrieben werden. Wichtig dabei sind konkrete, messbare Ziele. Die Beschreibung kann beispielsweise als Steckbrief erfolgen und umfasst meistens zwei bis drei Seiten. Enthalten sein sollten ein Zeitplan, die Zahl der betroffenen Abteilungen oder Mitarbeiter, unsichere Punkte und die Ziele.

Tipp 2: Begriffe und Inhalte bestimmen
Der Begriff "Dokumenten-Management" sollte eindeutig bestimmt werden, damit das Projektteam ein gemeinsames Verständnis vom Vorhaben hat.

Eine mögliche Definition ist die des Verbandes Organisations- und Informationssysteme (VOI): "Das Dokumenten-Management umfasst die klassische (revisionssichere) Archivierung von Unterlagen sowie die Verwaltung lebender Dokumente".

Wichtig: Der Begriff des Dokuments beschränkt sich nicht nur auf Papier, sondern umfasst ebenso Dateien, gescannte Papierdokumente und E-Mails.

Tipp 3: Situation analysieren
Am Anfang eines DMS-Projektes steht die Situationsanalyse – entweder als Vorstudie oder als konkrete Ist-Analyse. Bei der Ist-Analyse sind folgende Fragen wesentlich:

• Welche Dokumente liegen vor?
• Woher kommen die Dokumente?
• Welche Ablagesystematiken gibt es?
• Wie viele Dokumente und Dateien werden im aktuellen Blickfeld aufbewahrt, und um welche Mengen wächst der Bestand?
• Welche Verbesserungen sind möglich?
• Wer hat von welchen Standorten aus Zugriff auf die Dokumente, wer liefert überhaupt welche?

Tipp 4: Fachkonzept erstellen und Inhalte abstimmen
Nach dem formulierten Ziel folgt das Fachkonzept. Es beschreibt, wie die angestrebte Lösung fachlich aussehen und welchen Nutzen sie bringen soll. Am Konzept orientiert sich zudem die Umsetzung:

• fachliche Beschreibung des künftigen Zustands (etwa digitale Akte)
• technische Auswirkungen des Vorhabens, nötige Maßnahmen
• definierte Aktenstruktur mit Dokumenten und Meta-Informationen
• relevante Abläufe und Vorgänge
• Zugriffsberechtigungen
• gegebenenfalls das Vorgehen (zum Beispiel Stufenplan) und den Zeitplan

Tipp 5: Orientieren an Standards
Ein weiterer Schlüsselfaktor bei der Konzeption: die Orientierung am Standard. Ausnahmen sollten so weit wie möglich reduziert, ausgeklammert oder zumindest auf Varianten begrenzt werden.

Auch für die technische Konzeption erfordert Standards. Etwa eine Anforderungsbeschreibung, welche die bestehende Systemlandschaft aufgreift – inklusive den Eckpunkten für die vorhandene Infrastruktur samt Schnittstellen, Leitungskapazitäten, PC- und Bildschirmausstattung.

Tipp 6: Produktwahl systematisieren
Die Entscheidung für eine DMS-Lösung folgt der klassischen Produktauswahl. Wer eine vorhandene Lösung weiterentwickeln will, sollte sich fragen, ob die vorhandene Lösung für das aktuelle Vorhaben geeignet ist.

Ist die Auswahl offen, helfen die Kriterienbewertung und der Challenge Day bei der Suche nach der richtigen Lösung. Der Kriterienkatalog ermöglicht die funktionale Bewertung. Am Challenge Day präsentieren zwei oder drei Anbieter ihr Produkt anhand eines Fallbeispiels. So lassen sich weiche Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Fachkompetenz des Anbieters und gegenseitiges Verständnis beurteilen.

Tipp 7: Umsetzen, Testen, Pilotieren
Erst jetzt folgt die Erprobung der DMS-Lösung. Dabei gewährleisten Zwei-Stufen-Tests die einwandfreie Umsetzung beziehungsweise Einrichtung.

Zunächst werden im Projektteam alle Anwendungsfälle in einer Testumgebung geprobt, wodurch die gröbsten Fehler herausgefiltert werden. Dann testen Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen die fachlichen Belange, um Feinheiten zu erarbeiten.

Tipp 8: Teilauslagerung ja oder nein?
Ein DMS-Anwender sollte sich die Frage stellen, ob er das System zum Teil auslagern möchte, um Betrieb und Wartung zu entlasten.

Wer einen solchen Outsourcing-Vertrag abschließt, muss auf eine klare organisatorische Regelung der verschiedenen Aktivitäten achten. Außerdem sollte die Zusammenarbeit auf regelmäßigen Besprechungen beruhen. Diese sollten den aktuellen Stand (Betriebsfragen, Support-Calls etc.) erörtern und bevorstehende Projekte der Anwender und des Anbieters abstimmen.

Tipp 9: Vorsicht mit dem Prototyping
Viele DMS-Methoden erfordern eine Handhabung. Vorsicht also vor "evolutionärem Prototyping": Hierbei werden Versuche, Fehlversuche und Tests einer neuen Technik gemeinsam vom Anwender und Anbieter verfolgt. Die Folge: ein großer Aufwand.

Tipp 10: Übernahme in den Produktivbetrieb
Ist die Umsetzung erfolgreich verlaufen, kann die DMS-Lösung für alle Anwender eingeführt werden. Damit lassen sich weitere Dokumente, Akten oder Vorgänge im Dokumenten-Management-System abbilden.


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