Lange erfolgreich an nur einem Wettbewerb teilzunehmen ist eine Sache, die selbst gesteckten Ziele zu erreichen eine andere. Heute gehen wir der Frage nach, welche Anregungen für den internen Verbesserungsprozess eine Teilnahme bietet.

Das Ergebnis des hier betrachteten Telekommunikations-Dienstleisters vorne weg: Die lange Wettbewerbsteilnahme beim Project Excellence Award regte insbesondere den Austausch der Beteiligten im Projektmanagement-Prozess untereinander an – einerseits durch das Identifizieren des erfolgreichen Vorgehens und andererseits durch das bereitwillige Lernen von anderen Preisträgern.

Jeder einzelne Beteiligte des Bewerbungsprozesses konnte sich mit den anderen Beteiligten vergleichen und so seine Arbeit optimieren. Zum Beispiel wurde der Gebrauch des Projekthandbuches weiter optimiert: So wurden projektspezifische Beispiele aufgenommen und in der allgemeinen Vorlage ein Kapitel "Nachhaltigkeit" hinzugefügt.

Vergleichsmaßstab notwendig
Um dies zu erreichen, brauchte das Unternehmen aber einen Vergleichsmaßstab. Dafür wurde der Projektmanagement-Prozess nach den Modellen der Business Excellence und Project Excellence ausgerichtet (siehe Teil 2 der Serie).

Von Bewerbung zu Bewerbung sollte zudem eine Entwicklung erkennbar sein. Die Potenziale der Bewerber sollten vor dem Hintergrund der Preiskriterien gezielt identifiziert, dargestellt und mit Erfahrungen aus früheren Bewerbungen berücksichtigt werden.

Die passende Vorgehensweise
Ein Schritt dorthin: Die richtige Vorgehensweise bei der Auswahl und Aufbereitung der Bewerbungen. Der Telekommunikations-Dienstleister versuchte sich in den ersten sechs Jahren der Bewerbungsperiode an verschiedenen Vorgehensweisen – mit gemischtem Erfolg.

Entweder passten die Vorgehensweisen inhaltlich nicht zu den Kriterien des Preises, dauerten zu lange und oder waren einfach zu aufwändig. Andere Vorgehensweisen mussten her. So stellte das Unternehmen die alten Bewerbungen intern zur Verfügung. Die neuen Bewerber für die Teilnahme zogen daraus einen Nutzen für die Aufbereitung ihrer Bewerbungen.

Der Projektmanagement-Prozess entnahm den Bewerbungen zudem Anregungen für die eigene Arbeit – etwa für das Projekthandbuch und den Prozess selbst. Es wurden zum Beispiel unterschiedliche Projektgrößen spezifiziert – gegliedert nach Projektbudget, Laufzeit und strategischer Bedeutung des Produktes / des Kunden.

Neues Bewertungsverfahren macht es besser
Durch die Fachberatung in den letzten drei Jahren der Bewerbungsperiode konnte das Auswahl- und Aufbereitungsverfahren inhaltlich passend optimiert werden. Dafür wurde für die Ausarbeitung der Bewerbungen ein neues Bewertungsverfahren eingeführt: die projectPROFiT-Methode®.

Warum? Weil sie die Kriterien des Preises direkt widerspiegelt. Weiterhin ließ sich die Bewertung sowohl als Eigenbewertung als auch moderiert in einer Gruppe ausführen. So durchliefen einige Bewerbungskandidaten ein moderiertes Telefoninterview zur Bewertung nach der neuen Methode. Neben dem Urteil zur Auswahl bekamen die Projekte eine detaillierte Auswertung zu Stärken und Verbesserungspotenzialen.

Die besten Kandidaten wurden für die endgültige Ausarbeitung der Bewerbung und im Bewerbungsprozess von der Fachberatung betreut. Mit dem Ergebnis, dass alle die Finalrunde erreichten.

Eine weitere Folge: Über die drei Jahre konnten die internen Verbesserungsprozesse genauer gemessen werden, beispielsweise zu den Fragen:

• Wie hat sich das Kriterium "Vereinbarung der Projekt-Ziele" in den Bewerbungen verändert?
• Haben die Voraussetzungen aus dem Projektmanagement-Prozess diese Veränderungen unterstützt?
• Ist eine Verbesserung eingetreten?

Zudem ergaben sich deutliche Einsparungen bei Aufwand und Durchlaufzeit der Bewerbungen (siehe Teil 4).

Das Verfahren wurde kontinuierlich über die letzten drei Jahre genutzt und auch bei anderen internen Projekt-Audits verwendet.

Nach neun Jahren ist Schluss
Nach neun Jahren war dann Schluss: Der Dienstleister nahm nicht mehr Project Excellence Award teil. teilzunehmen. Einer der Gründe: Es wurden für die aufgestellten Ziele keine weiteren signifikanten Verbesserungen mehr erwartet.

Das eingeführte Beurteilungsverfahren war so effektiv, dass es kontinuierlich, intern und dezentral ausgeführt werden kann – sprich: ohne auf einen Vergleich über einen externen Wettbewerb zurückgreifen zu müssen.

Ausschlaggeben dafür waren auch die Erfolge für das Ziel "Aufwand für Auswahl und Bewerbung zu optimieren". Und darum geht es in Teil 4 der Serie.


Über Udo Schmidt
Udo Schmidt arbeitete regional im Qualitätspreis des Landes Schleswig-Holstein, national im Project Excellence Award der GPM sowie international im Project Excellence Award der IPMA.

Als Assessor und Lead-Assessor hat er Bewerbungen beurteilt und als Trainer für Assessoren an der Kalibrierung der Teilnehmer mitgewirkt.

Er ist zudem Autor des Buches "Hurra. Wir sind excellent".

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