Neun Jahre an einem Wettbewerb teilgenommen, 16 Bewerbungen eingereicht, immer im Finale und dreimal gewonnen: Warum tut sich ein Unternehmen das an? Weil es langfristigen Erfolg bringt!

Mehrere Ziele, ein Plan
Neun Jahre lang bewarb sich ein Telekommunikations-Dienstleister national und international am "Projekt Excellence Award" – planmäßig.

Warum das Ganze? Um das interne und externe Prozess- und Qualitätsmanagement zu verbessern: "Wir beteiligen uns an einem Business-Preis mehrfach, um:

1. fundierte Vorgehensweisen und Produkte bekannter zu machen
2. einen internen Auswahlprozess begründet auszuführen
3. Stärken und Verbesserungspotentiale intern und extern zu erkennen
4. Anregungen für den internen Verbesserungsprozess zu erhalten
5. den Aufwand für Auswahl und Bewerbung zu optimieren",

erklärte die Unternehmensleitung. Darüber wollte der Dienstleister fremde Meinungen und Anregungen zur Weiterentwicklung erhalten – und die neu ausgerichtete Projekt-Bearbeitung begleiten.

Besser mit Fachberatung
Das Gesamtergebnis kann sich auf jeden Fall sehen lassen:

• Alle Bewerbungen erreichten das Finale (100 Prozent)
• 16 von 16 Bewerbungen wurden Preisträger (100 Prozent)
• 3 von 16 Bewerbungen wurden zum Gewinner nominiert (19 Prozent)

Dabei bewarb sich das Unternehmen in den ersten sechs Jahren nur aus eigener Kraft. Bei den neun Bewerbungen sprang ein Gewinn heraus.

Für die Bewerbungen in den nächsten drei Jahren holte sich der Dienstleister fachliche Hilfe, um die Bewerbungen für den Preis gezielter auszuwählen und zu optimieren. Und siehe da: Das Unternehmen gewann in den drei Jahren zweimal – ein Steigerung um 18 Prozent gegenüber den sechs Jahren davor.

Nach den neun Jahren stellte das Unternehmen seine Teilnahme ein: Die Ziele waren erreicht. Die Fachberatung brachte auf jeden Fall mehr Siege. Half das aber auch beim Erreichen der gesteckten Ziele?

Ziel 1: Fundierte Vorgehensweisen und Produkte bekannter zu machen
Konnte der Projektmanagement-Prozess im Unternehmen verbessert werden? Das ließ sich nicht belegen. Zwar zeigten die Bewerbungstexte in den letzten drei Teilnahme-Jahren die Fachkompetenz deutlicher. Doch in der Regel sind die Texte nicht allgemein veröffentlicht worden – und haben die Zielgruppe also nicht erreicht. Die Fachberatung wirkte sich also nicht signifikant aus.

Auch bei der Produkt-Bekanntheit wirkte die Fachberatung nicht weitreichend. Das Produkt-Marketing fügte die Erfolge der Bewerbungen in den Marktauftritt des Produktes ein. Das Produkt erhielt danach auch mehr öffentliche Aufmerksamkeit, wann immer über die Erfolge der Bewerbung berichtet wurde, zum Beispiel auf www.biz-awards.de.

Ziel 2: Interner Auswahlprozess für die Bewerbungen
In der internen Kommunikation spielten die Preisbewerbungen und deren Ergebnisse eine immer größere Rolle. Aus Einzelberichten in den internen Medien sind Fortsetzungsbeiträge geworden. Kandidaten für die Bewerbung mussten daraufhin nicht mehr gesucht werden – sie wurden von den Mitarbeitern vorgeschlagen. So verdoppelte sich die Anzahl der Kandidaten über die Jahre.

Die entstandene, gewünschte Eigendynamik musste aber optimiert und transparent gestaltet werden. Hier zeigte sich eine deutliche Wirkung der Fachberatung. Der Aufwand für Auswahl und Vorbereitung wurde drastisch reduziert (siehe Ziel 5). Entsprechend verkürzte sich auch die Bearbeitungsdauer.

Das verwendete Verfahren war so effektiv, dass es für die internen Projekt-Audits übernommen wurde. Einige Projektleiter nutzen das Verfahren noch heute für das Steuern ihres Projektes.

Ziel 3: Stärken und Verbesserungspotentiale erkennen
Die Erfahrungen aus den Bewerbungen sind in die Optimierung des Projektmanagement-Prozesses eingeflossen. Innerhalb des Projekt Excellence Awards erarbeitete sich das Unternehmen einen guten Ruf mit seinen Bewerbern.

Der optimierte Prozess ist so stabil, dass er jede Änderung der Organisation überdauert hat.

Aus den Vergleichen mit Mit-Bewerbern sind Verbesserungen eingeflossen, wie zum Beispiel das Einarbeiten von ausgewählten Six Sigma-Elementen. Über die Fachberatung ist ein effektives Verfahren zum Messen / Steuern von Projekten bekannt geworden. Interne Audits und einige Projekte nutzen es direkt.

Ziel 4: Anregungen für den internen Verbesserungsprozess erhalten
Die Wettbewerbsteilnahmen schafften einen besseren internen Austausch der Beteiligten im Projektmanagement-Prozess. Einerseits durch das deutliche Identifizieren von erfolgreichem Vorgehen. Andererseits durch das bereitwillige Lernen von Preisträgern.

Jeder Beteiligte konnte die eigene Position bestimmen, sie mit den anderen vergleichen und ohne viel Aufheben optimieren. Die Fachberatung führte dafür den Vergleichsmaßstab ein, der heute in die allgemeine Nutzung übergegangen ist.

Ziel 5: Aufwand für Auswahl und Bewerbung optimieren
Über die neun Jahre reduzierte sich der Aufwand für die Auswahl eines Bewerbers stetig – nach Angaben des Unternehmens um circa 90 Prozent auf einen halben Personentag.

Durch den Einsatz der Fachberatung reduzierte sich zudem der Aufwand für das Erstellen von Bewerbungen um 50 Prozent. Auch die Erfolgsquote steigerte sich. In einigen Fällen wurden sogar Final-Teilnahmen garantiert und erreicht.

…

Und wie hat das Unternehmen das erreicht? Dauert die Teilnahme des Unternehmens noch an oder warum nimmt das Unternehmen nicht mehr teil?

Auf diese Fragen antwortet der zweite Teil der Serie.


Über Udo Schmidt
Udo Schmidt arbeitete regional im Qualitätspreis des Landes Schleswig-Holstein, national im Project Excellence Award der GPM sowie international im Project Excellence Award der IPMA.

Als Assessor und Lead-Assessor hat er Bewerbungen beurteilt und als Trainer für Assessoren an der Kalibrierung der Teilnehmer mitgewirkt.

Er ist zudem Autor des Buches "Hurra. Wir sind excellent".

Kontakt: Tel. 0177 / 642 12 35
E-Mail: info@us4quality.com